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令和6年6月11日　医療・介護経営の理論と実践　2221号

■総務課に求められる習慣力、問題発見力、段取り力、伝達力

中神勇輝（なかがみゆうき）
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おはようございます。中神です。

【はじめに】

自分が所属する部署にどのような役割があるのか、言語化されているでしょうか。

組織体制によって、役割は変わりますので、一概にいえない部分もあります。
とはいえ、自部署の一般的な役割について知っておくことも必要です。

今回は、総務というテーマで見ていきましょう。

本日のテーマ・内容は、
「総務課に求められる習慣力、問題発見力、段取り力、伝達力」です。

まず、業務の目的を明確にし、スケジュール化していくことは、仕事の基本です。
そして、総務課に求められる力とは何でしょうか。
仕事の習慣力、問題発見力、段取り力、伝達力、調整力、管理力、結束力、法的対応力です。

【本日の内容】

１、仕事の習慣力

１）総務課には、いろいろな意見や提案、情報が集まってくる

その時に意識したいことは、
トップやスタッフの言動・意見がエンドユーザーのためになっているか、という視点です。
エンドユーザーとは、病院であれば、患者ですね。

２）総務課は、何でも屋の部分がある

総務課は、専門家ではありません。
なので、できないことは堂々と他部署に任せましょう。
本来すべきでない役割をすることは、
生産性の面からも劣りますし、誰かの役割を奪うことにもなりかねません。

３）すぐに判断する

すぐに判断することが仕事を円滑に進めます。
現在の情報・材料だけでは判断できない、と判断することも判断の１つです。
判断できる材料を集めようとすることが、次のステップにつながります。

２、問題発見力

１）自分たちだったらどうか

ニュースやテレビ、新聞の内容に見たとき、
自分の病院で起きたらどうするか、という視点で見ることが求められます。
いろいろな不祥事、出来事が自身の組織で起きる可能性がある、
と考えることで、準備にもなります。

２）クレームへの姿勢

ご意見やクレームは、一度は聞きましょう。
それが顧客目線の意見であれば、尚更です。

３）スクラップ＆ビルド

新しいことをする時は、スクラップ＆ビルドが基本です。
ビルドの一辺倒では、資源が不足します。

３、段取り力

１）業務の段取り

業務の段取りは、解決したい問題や目的に向けて必要となるタスクを細分化し、
目標化、スケジュール化することが重要です。

２）中間報告

中間報告は、10段階あれば、3段階や7段階の程度で行うと相手は安心することができます。

３）根回し

相手を尊重した根回しをすることで仕事がスムーズに進みます。

４）業務フロー

他部署との関わりが多く、関係性を考慮した業務フローを作る役割があります。

４、伝達力

１）報告は、起承転結で行う

前振りが長すぎると聞く気がなくなるので、
起承の部分をシンプルに短くすると、より分かりやすい説明になります。

２）他部署からの依頼

いろいろな部署からの依頼は、総務課にとっては他人事です。
これらを当事者として考え、しかし、他人事として回答していくことが重要です。
私見を混ぜ込んで回答すると、現場を混乱させることもおきかねません。

３）メールで伝える

メールで伝えるについて、既読・未読状況を再確認しなくても
周知できる仕組みや問い掛けをしておくことで、無駄を省けます。
例えば、確認したら返信ください、と一言添えるだけでも変わります。

「調整力、管理力、結束力、法的対応力」は、次の機会とします。

参照：「一生食べていくのに困らない総務の仕事力」（小川陽平さん）

以上です。では、また明日(^-^)v

（当該内容は、私の所属する組織とは一切関係はなく、全ての文責は私個人に属します。）

テーマについて、ご要望あれば、コメントをどうぞ。

◇病院経営の見える化について公開講座（動画）の講師をする機会を頂きました。感謝(^_^)
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この記事を書いたのは、こんな人。

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中神勇輝。地方の中小病院に勤務する医事課畑出身の企画部門所属。
2023年、医療経営士1級に合格！
2023年、中小企業診断士の1次試験の２次試験は突破、次は登録。
趣味は、ドラムと家庭菜園と筋トレ（HIIT最高！）と読書。