【理論と実践】トヨタの「5S」から学ぶ病院事務のムダ取り術

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令和7年3月20日　医療・介護経営の理論と実践　2503号

■トヨタの「5S」から学ぶ病院事務のムダ取り術

中神勇輝（なかがみゆうき）
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おはようございます。中神です。

今日は、「トヨタ　仕事の基本大全」（OJTソリューションズ）の学びをシェアします。

ムダを宝に変えるための技術が、トヨタの「５Ｓ」です。（引用）

病院事務の現場にも、気づかないうちに多くの「ムダ」が潜んでいます。
書類の山、乱雑なファイル、探し物に費やす時間。
これらはすべて「宝の山」と言えるかもしれません。
なぜなら、それらを整理することで大きな効率化が図れるからです。

トヨタの5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）は、
ムダを削減するための基本的な手法です。
特に「整理」と「整頓」だけでも職場の効率は大幅にアップします。
私たちの職場でも、次のような状況はありませんか。

・必要な書類を探すのに10秒以上かかる
・1週間以上使っていない文房具がある
・デスクの上に1カ月以上触れていない書類がある
・パソコンのデスクトップがファイルでいっぱいになっている

これらはすべて、改善の余地がある「宝」なのです。

「本当に必要かどうか」の判断基準、つまり「捨てる基準」がなければ、
ものを捨てることはできません。（引用）

整理とは、「必要なもの」と「不要なもの」を分け、不要なものを思い切って処分することです。
トヨタでは「時間」を判断基準として、次の3つに分類します。

・今使うもの
・いつか使うもの
・いつまでたっても使わないもの

特に事務の場合、「いつか使うかもしれない」という理由で書類を保管しがちですが、
トヨタでは「1週間たっても使わない」「1カ月たっても使わない」ものは「いらないもの」と判断します。

「1年間使わなかった名刺は処分する」という考え方は、
少しドライに感じるかもしれませんが、現実的です。

病院事務でも、法定保存期間を除き、
長期間参照していない書類や資料は思い切って処分する勇気が必要でしょう。

整頓とは、「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せることです。（引用）

整理で残した「必要なもの」には、すべて定位置を決めます。
トヨタではこれを「所番地を決める」と呼んでいます。
書類棚やファイルに「顧客A関連」「診療報酬請求関連」などと明示しておけば、
誰でもすぐに見つけることができます。

重要なのは「誰が探してもわかる」こと。
自分だけがわかる整理法では、チームワークの妨げになります。

そして5Sの3つ目である「清掃」も単なる掃除ではなく、重要な業務の一環です。

清掃は、いつもとは違った状況に気づき、問題を発見していくチャンスです。（引用）

清掃を通じて普段と異なる状況に気づき、問題を早期発見することができます。
また、整理・整頓された状態を維持するコツは「キレイな状態をキープすること」。
一度美しくなった環境は、それを維持しようとする力が働きます。
ぜひ「維持」できるようにしたいですね。

以上です。では、また明日(^-^)v

（当該内容は、私の所属する組織とは一切関係はなく、全ての文責は私個人に属します。）

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中神勇輝。地方の中小病院に勤務する医事課畑出身の企画部門所属。
中小企業診断士、医療経営士1級。
趣味は、マラソン、ドラム、家庭菜園、筋トレ（HIIT）、読書。

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