【理論と実践】総務課に求められる調整力、管理力、結束力、法的対応力

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令和6年6月12日 医療・介護経営の理論と実践 2222号

■総務課に求められる調整力、管理力、結束力、法的対応力

中神勇輝(なかがみゆうき)
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おはようございます。中神です。

【はじめに】

自分が所属する部署にどのような役割があるのか、言語化されているでしょうか。

組織体制によって、役割は変わりますので、一概にいえない部分もあります。
とはいえ、自部署の一般的な役割について知っておくことも必要です。

今回は、総務というテーマで見ていきましょう。

本日のテーマ・内容は、
「総務課に求められる調整力、管理力、結束力、法的対応力」です。

まず、業務の目的を明確にし、スケジュール化していくことは、仕事の基本です。
そして、総務課に求められる力とは何でしょうか。
「仕事の習慣力、問題発見力、段取り力、伝達力、調整力、管理力、結束力、法的対応力」です。

【本日の内容】

前回は、「仕事の習慣力、問題発見力、段取り力、伝達力」について確認しました。
今回は、「調整力、管理力、結束力、法的対応力」です。

5、調整力

1)スピード感を持つ

仕事や議論の進め方として、100%の完成度や賛同を求めることは不可能といって良いでしょう。
8割の人の賛同や、8割の出来であれば、十分です。
どんどん進めていきましょう。

2)反対意見の内訳

反対意見があれば、どの部分が承認なのか、
どの部分に反対なのかを確認することで次につながります。

6、管理力

1)何かの業務を止めるとは

仕事をしていると、コストを抑えましょう、無駄な業務は止めましょう、
ということが言われることがあります。
その目的は、何でしょうか。
新しいことをするため、投資をするため、ということが抜け落ちてしまい、
コスト削減が目的になっていることはないでしょうか。
目的を明確にして、取り組んでいきましょう。

2)施設の共用部分

総務の管轄と心得ましょう。
例えば、オフィスの汚れにはアンテナを立てることも一つです。

7、結束力

1)イベントや企画

イベントや企画の際には、その目的をしっかり設定し、
目的を叶えるに見合った内容にしていくことや、
そのような進め方をしているかを確認しましょう。

2)気づくこと

総務だからこそ、気づけることがたくさんあります。
いろいろな人の活動を知った時には、表彰等につなげてモチベーションを高めていくことが可能です。

8、法的対応力

1)リスクの可視化

法律違反、コンプライアンス違反によって起きうるリスクが何か、
を可視化していくことで、健全な運営を行えます。

2)想定問答集と要因分析

クレームに対する想定問答集を作りましょう。
また、再発防止策を練りましょう。
そのためには、根本原因にさかのぼる、という思考が大事です。

いかがでしたでしょうか。仕事をする上で、共通する重要なポイントが盛りだくさんです。
最重要ポイントは、業務の目的、タスクの細分化、スケジュール化、振り返りです。
病院の理念実現に向けて、一つ一つタスクを行なっていきましょう。

参照:「一生食べていくのに困らない総務の仕事力」(小川陽平さん)

以上です。では、また明日(^-^)v

(当該内容は、私の所属する組織とは一切関係はなく、全ての文責は私個人に属します。)

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この記事を書いたのは、こんな人。
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中神勇輝。地方の中小病院に勤務する医事課畑出身の企画部門所属。
2023年、医療経営士1級に合格!
2023年、中小企業診断士の1次試験の2次試験は突破、次は登録。
趣味は、ドラムと家庭菜園と筋トレ(HIIT最高!)と読書。

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