【1196】(読後所感)ゼロから学べる! ファシリテーション超技術(園部浩司)(3)

日々の学びや気づきを言語化し、行動を変え、未来を変える一助に。

「良い会議とは、良い会議の進め方とは」ということについて考えています。

そもそも会議には、どのような種類があるでしょうか?

・情報共有
・営業等の進捗確認
・問題発見解決
・意思決定
・報告・説明会

会社で働いていれば(地域の集まりでも・・・)、何かしらの会議がありますよね。
参加した会議で、いまいち消化不良だったなぁ、と思う会議もあります。
逆に司会者として開催したが、なかなかうまくできなかった、ということもあります。

参加者、また、ファシリテーターの立場で、
良い会議とは何か、ということについて考えてみましょう。

最近、紹介している本はこちらです。

「ゼロから学べる!ファシリテーション超技術」(園部浩司さん)

【1194】(読後所感)ゼロから学べる! ファシリテーション超技術(園部浩司)

3回目です(最後です)。

前回記載した通り、今回はオンライン会議について考えてみたいと思います。

■オンライン会議

コロナ禍もあって、オンライン会議を行うことは必須条件になってきていますね。
それに伴うファシリテーションの技術もまた必須になってくるでしょう。

オンライン会議で難しいところは、やはり反応が見にくい、という点ですね。
司会者側も参加者側も同じかもしれません。

そういうデメリットが明確であれば、対策を立てるだけ。

見えにくいのであれば、見えるように反応することがとても大事、
ということです。
いつもの1.5倍増しののオーバーリアクションをする、
声のトーンなどを高くする、など同じような感覚でやってはならない、
ということですね。(メラビアンの法則を意識する)

それを個人に任せるのではなく、オンライン会議のルールとして決めましょう、
ということです。

オンライン

また、カメラやマイクへのこだわり、
顔出しはお願いすること、
ツールの紹介(ZOOM、Microsoft Teams、skype、Meet Now、Google Meet など)、
リアルの模造紙や付箋紙に変わるのは、ExcelやPowerPoint、
Googleスプレッドシート(同時編集に使える、ただし上級者向け)の活用、
などが紹介されていました。

そして、やはり不慣れな人もいるので、
主催者は、15分ぐらい前には会議の部屋に入って説明をしてあげると良い、
とのことですね。

オンラインについては、以上です。

■Q&Aとまとめ

その他では、Q&A、
また、実際の会議(ファシリテーション)の流れについて写真付きで紹介されてました。

会議の適正人数は、4~6人ぐらい。それ以上になるのであれば、2グループに分かれる。
心理的安全性の低い会議では、否定しない、意見を受け入れる、笑顔でいることが大事。
不慣れなテーマでも、問題解決のフレームワークとKJ法で考えれば対応可能。
整理できない!と思う状況であっても、一つ一つ意見に向き合い、丁寧に対応する。(KJ法)
意見が出ないのは、良い問いになっていない可能性がある。
話が脱線したら、「はい、本題に入りましょうか!」と話を戻す。
感情的な反応をする人がいたら、終了後、話を聴く。
感情的にぶつかることがあるので、合意形成のルールを決めておく。

会議をするにあたって、意見を聴くのは大事なのは当たり前ですが、
どうすれば意見を集められるのか、という方法についてたいへん参考になりました。

・司会者は明るく元気に
・アジェンダをしっかり作ること(目的、プラン共有)
・アイスブレイク
・良い問いをを立てること
・KJ法の仕組み(付箋に3分で意見書き)を活用すること
・適時声掛け
・付箋の内容を声に出しながら整理
・整理した内容に感想をもらう
・合意形成を得る
・最後、クローズとして感想をもらう

といったことがまとめになるでしょう。

とても参考になる内容でした。
すぐに学んだ内容をその通り実践できる訳ではないですが、
一つずつやっていくことが大事ですね。

ベイビーステップ

では、また明日(^_^)v

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