【1204】（読後所感）世界で一番やさしい会議の教科書　実践編（榊巻亮さん）（２）

日々の学びや気づきを言語化し、行動を変え、未来を変える一助に。

良い会議とは、良い会議の進め方とは、ということについて考えてみています。

そもそも会議には、どのような種類があるでしょうか？

・情報共有
・営業等の進捗確認
・問題発見解決
・意思決定
・報告・説明会

会社で働いていれば（地域の集まりでもあります）、何かしらの会議がありますよね。
参加した会議で、いまいち消化不良だったなぁ、と思う会議もあります。
逆に司会者として開催したが、なかなかうまくできなかった、ということもあります。

参加者、また、ファシリテーターの立場で、良い会議とは何か、
ということについて考えてみたいと思います。

今回、紹介する本はこちらです。（最近では、３冊目で、昨日の続きです）

「世界で一番やさしい会議の教科書　実践編（榊巻亮さん）」

【一番、心に残った内容】

ファシリテーターと聞くと、
話を整理する人、まとめる人、意見を引き出す人、
という印象があると思います。

そういう役割があることは間違いないですが、他にも大事なことがあります。

それは自分自身も主張を持つ、ということですね。

中立を守りつつも、あえてみんなの意見に対してコメントすることで、
さらに意見を引き出すといったこともあります。
何の主張もなく会議に参加する訳ではない、ということですね。

そして、参加している会議では、参加者と一緒に困っても良い、
完璧でなくて良い、何でも分かっているようなことはなくても良い、ということ。

意見をしっかりと引き出して、整理する。
これが、ファシリテーターである、ということですね。

【仲間作りが大事】

会議をファシリテートするときに、
隠れファシリテーター、つまり仲間を作っておくことで
実際の会議運営を助けてもらえます。
独りぼっちでやらないほうが良い、ということですね。

また、会議において、自分の主張が通らないことも多々ありますが、
負けた、と捉えないこと。
というよりも、意見を交換し合うことこそ会議の醍醐味と言えます。

【お困りごとへの対応】

前回は、ファシリテーションの基本動作について触れましたが、
今回は、よくあるお困り事と、その解決策について書かれていました。

・発言を増やしたい。

まずはオープンクエスチョンでなくて、クローズドクエスチョンで質問してみる。
意見を出しやすくなるために、メモ用紙を配る。
気づいたこと、分からなかったこと、モヤモヤしたこと、疑問などを書き出してもらう。

ファシリテーターには、的確な質問を出す能力が求められる。
これは様々な本で共通して言われています。
それだけ大事なことでしょう。

会議の冒頭に、全体像をしっかり示して個別に入っていくことが大事。
どこの部分の話をしているのか、といったことが分かるようにしておく。

参加の仕方は発言に限らず、付箋という形もあれば、手上げも1つの意思表示。
そんなところから始めるのもオッケーです。

・話がかみ合わない。

議論が噛み合わない時もありますね。
その時の論点のズレがあると言われます。

階層には5つあります。

1つ目の階層は、事象。
2つ目は、課題。
3つ目は、原因。
4つ目は、施策。
5つ目は、効果。

意義や目的が合っていない、そんな時（話がかみ合わない時）には、
どの階層を話し合っているのか、という視点で確認してみましょう。

・ダラダラ会議になってしまう。

会議の目的、質問の目的を最初に言いましょう。
終了条件を明示しましょう。

・論点が多すぎる。

論点を洗い出して上下関係で、紐解くと良い。

・会議に時間がかかる。

何を決めたいのかをしっかり明確にしておく。
イエスかノーで答えられるぐらい、でも良い。

問いが分かりやすい、ということは、終了条件が分かりやすい、ということ。
何を決めるのかを決めておくこと、
決め方（方法）を決めること、
決定に必要な情報も準備しておくことが大事。
会議を開いても企画や判断に必要な情報がなければ開く意味がないですよね。

・会議で決まったことを後から蒸し返される。

決まったことを確認しておく。
資料に残しておくことが大事ということです。

・大人数の会議進行が大変。

そもそも大人数の会議でファシリテート・議論はできない、と心得ておく。

報告会形式の大人数の会議もありますが
その時も終了条件を明確にして、その終了条件に集中して取り組みましょう、
ということも言われます。

【その他】

・ウェブ会議のポイント

名乗りましょう。
大きな声でしゃべりましょう。
決まったことを確認しましょう。
一言で言い切りましょう。

・会議の適正人数について。

本気の議論は、2人から6人ぐらい。
ブレインストーミングや状況確認、ざっくりした方向付けをするなら、15人まで。
議論は最小限、固まったことの承認などは、25人まで。

目安になりますね。

・ファシリテーションスキルを組織に定着させる4サイクル

メンバーに必要性を実感してもらうこと
やり方を知ること
失敗する環境があること
やってみる

この4サイクルを繰り返していくこと。
また、会議のグランドルールをしっかり確認し、毎回刷り込んでいく。

以上です。これらを実行していくことが日々の会議の質を上げて、
組織全体の生産性を格段に高めることになりますね。

では、また明日(^-^)v

テーマについて、ご要望あれば、コメントをどうぞ。