【1211】（読後所感）世界で一番やさしい会議の教科書（榊巻亮さん）（１）

日々の学びや気づきを言語化し、行動を変え、未来を変える一助に。

良い会議とは、良い会議の進め方とは、ということについて考えてみています。

そもそも会議には、どのような種類があるでしょうか？

・情報共有
・営業等の進捗確認
・問題発見解決
・意思決定
・報告・説明会

会社で働いていれば（地域の集まりでも）、何かしらの会議がありますよね。
参加した会議で、いまいち消化不良だったなぁ、と思う会議もあります。
逆に司会者として開催したが、なかなかうまくできなかった、ということもあります。

参加者、また、ファシリテーターの立場で、良い会議とは何か、
ということについて考えてみたいと思います。

今回、紹介する本はこちらです。（最近では、５冊目です）

「世界で一番やさしい会議の教科書（榊巻亮さん）」

以前紹介した会議の教科書の「実践編」から戻って、
最初に出版されていたストーリー仕立ての本について紹介します。

基本的な内容は一緒でしたが、振り返りにはとても良かったですね。

一通り見て思ったことは、
会議は準備、シミュレーションが、つまりファシリテーターが肝だと思います。
ファシリテーターがしかるべき準備をして、
かつ会議内では相手の意見を引き出すような仕掛け、
やわらかい表情、話しやすい空気をどれだけ作り出すことができるか、
ということが大事です。

ファシリテーターの腕次第で、会議の質も変わりますし、
ひいてはその組織の生産性が大きく変わる、ということになりますね。

ということで、今日もご紹介していきたいと思います。

いつも通り3つのポイントから紹介します。

【3つのポイント】

1つ目　会議の終了条件を共有する。

目指す状態を共有する、ということです。

2つ目　書くファシリテーション（スクライブ）をする。

議論の見える化。通常の記録は黒色、決まった事は赤で書く、などの工夫をしましょう。

3つ目　意見を出し切ってもらい、全員で選ぶ。

意見を出し切る、聞き切ることに焦点をあてましょう。

【中身】

では、中身に入っていきます。

・決まったこと。

これをしっかり記録しましょう。
つまり、明確にしましょう、ということですね。

誰が、いつまでに、何をするのか、ということを明確になっているかどうか。
その視点で会議の状況を振り返り、もし明確でなければ、
「誰がするんでしょうか、いつまでにできますか、そもそも何をしますか」
といったことを投げかけることがとても大事です。

さらに確認結果を後からメールすると、備忘録にもなるし、プッシュにもなります。

・会議の終了条件について。

これは、ポイントの1つ目に書きました。

会議といえばいろいろな議題があります。
その議題に対して、どういう状態になったら良いのか、
その議論のために必要な想定時間をしっかりと考えておくこと。

ダラダラ会議の理由は、会議の目的が分からない、ということが大きいですから、
目指す状態を共有する、会議終了の条件を参加者で共有するだけでも大きく変わります。

その終了条件の表現の仕方として、具体的な説明なできるかどうか、が目安です。
（例えば、田中さんが（誰が）、鈴木さんに（誰に）、商品の説明をする（何をするか）など。）

・書くファシリテーションについて。

書き出すことが大事です。
意見なのか、論点なのか、決定事項なのか。
人間は一度に覚えられるキーワードは7つまで、と言われます。
書いておかないと議論を覚えておく方に意識がいってしまい、
議論そのものに集中できなくなりますから、書いておくことが大事です。

スクライブの方法としては、ホワイトボードも良いですし、
ノートパソコンとプロジェクターで議論の内容を書いていくのも良いです。
また、文字の大きさは参加者の見える大きさで書くことも大事です。

書くファシリテーションは、議論の見える化、議論の清流化に貢献します。

・議論をするのは何のため？

それは、意見を出し尽くして、その結果、みんなで選ぶため。
これが大事です。

何かを決める会議で、個人の意見を押しつけて決めるのであれば、
会議の意味がありません。
意見の出し方として、口に出してもらっても良いし、挙手だけでも良いですが、
何かしらの意思表示をしてもらうことが大事ですね。

本日はここまで。

後半はまた明日(^_^)v

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